週次業務会議では何を議論すべきか（社内週次会議の開催方法（第1回））

会社の週次会議をどのように開催すればよいですか? （優れた）

こんにちは、みんな！

今日は、会社の週次会議の開催方法についてお話ししたいと思います。

企業における日常管理または日常コマンドツールには、次の 3 種類があります。

その中でも、会議コマンドは最も重要なコマンドツールまたはコマンド方法です。多くのマネージャーは会議管理の知識とスキルが不足していたり​​、会議の開催方法や正しい会議方法を理解していなかったりします。これにより、非効率的な会議、決定のない会議、多くの遅延が発生する会議が発生し、会議の品質と効率に影響し、スムーズな仕事の進行を妨げます。

今日は、企業にとって最も重要な意思決定会議、あるいは最も重要な経営会議のひとつである週次会議をどのように開催するかについてお話しします。

周知のとおり、会社の会議は指揮命令の場であり、会社の運営を確実にするための重要な手段です。会議の主な機能は、情報の要約と交換、重要な決定の展開、作業計画の調整などです。多くの企業の管理者は、週次会議などの重要な管理会議の実施方法を正しく理解しておらず、それが会議の効率と品質に影響を与えています。

今日は、会社の週次会議をどのように開催するかについて議論しましょう。

まずは、会社の週次会議の基本的な内容はどうあるべきかを見てみましょう。あるいは、会社の週次会議では何を議論すべきでしょうか?

会社の週次会議で最初にすべきことは、目標に焦点を当てて議論することです。

各部門が仕事について話すときは、まず前週の業務目標の達成状況について話す必要があります。ビジネス部門はデータで話し、機能部門はモノで話します。たとえば、先週のビジネス目標である営業収益は、計画どおり 110% または 95% 達成されました。ですから、まず最初に目標について話し合う必要があります。

管理部門にはコスト管理目標、品質目標などがあり、事業部門には営業目標、事業収益、利益成長率、顧客成長率などの営業データがある場合があります。実際には、多くの企業は毎週の会議でこの問題に十分な注意を払っていません。当初、多くのマネージャーや中間管理職は、部門やチームの目標に焦点を当てるのではなく、些細な出来事や事柄について話すことがよくあります。

私が最近参加した物流会社の週次会議を例に挙げてみましょう。運営部門の部長は、当初、店舗が時間通りに開かない、ヤードの商品が乱雑に置かれる、などと言っていました。こうしたことについて話し合いたくないのではなく、まずは目的志向でなければならない、ということでした。あらゆる仕事は目標を達成するためのものであるため、問題であれ計画であれ、すべてはその目標を中心に展開されます。したがって、部門の週次会議で最初に行うべきことは、先週の目標の達成率と来週の目標の設定であるべきです。これが最も重要なことです。これは毎週の会議の最初の基本的な内容です。

2つ目の基本コンテンツはどうでしょうか？目標に関連する 3 つのことがうまくいっている必要があります。例えば、タスクやパフォーマンスで目標を超えたことなど、簡単に話します。

3 つ目の内容は、週次会議の非常に重要な内容です。つまり、直接の責任者、つまり部門長が、目標に関連しているが順調に進んでいない 3 つの重要なタスクについて話し合う必要があります。

これらの問題に関して議論すべき問題が 3 つあります。

質問1：仕事がスムーズに進まない理由は何ですか？ 3 つの内部的な理由と 3 つの外部的な理由についてお話ししましょう。焦点は内部的な理由、つまりあなたの部署と担当者がどのような責任を負っているかにあります。外部的な客観的な理由を述べることもできますが、簡潔にする必要があります。最も重要なことは、内部的な理由に焦点を当てることです。まず、根本的な原因は何でしょうか?

2番目の質問は解決策です。このようなことが起こったり、作業がスムーズに進まなかったり、これらの問題が発生したりした場合はどうすればよいでしょうか?解決策の観点から見ると、部門作業レポートには、リーダーが意思決定を行う際に参照できるように、それぞれの利点と欠点を備えた 2 つ以上の解決策が含まれている必要があります。これが唯一の方法であり、他に方法はないと言うことはできませんし、解決策について話さずに問題についてだけ話すこともできません。

3 番目の質問は、必要な支援についてです。この作業を完了し、これらの問題を解決するには、誰が、いつ、どのような支援が必要でしょうか?これは3分以内に明らかにされなければなりません。これは毎週の作業会議の3番目のトピックです。

4番目のコンテンツは、いくつかの異常な状況の報告です。これは、今週または先週に私たちが遭遇した重要な、そして異常な仕事上の状況についてのレポートです。通常の状況については話す必要はありませんが、安全事故、顧客からの苦情、主要顧客の変更などの異常な状況については、これらの異常な作業を報告する必要があります。

多くの企業では、毎週の会議を開催する際に、仕事の内容に十分重点を置いていません。仕事の会議で最初に焦点を合わせなければならないのは目標です。 2 つ目の焦点は、重要な作業がスムーズに進んでいない問題です。 3番目はソリューションに焦点を当てます。

実際に社内の週次会議を開催する過程で、多くの企業は一般的に次のようないくつかの問題を抱えています。

まず、正直さが足りない。毎週の会議の第一の要件は誠実さです。率直さとは何ですか?これらの問題の本当の原因がわかったらどうなるでしょうか?これらの問題は、リーダーや他の部門の責任者に関係している可能性があり、さらにはトップリーダーのミスが原因である可能性もあります。

スポークスマンは、互いの関係、リーダーの面子、リーダーの権威、上司の親戚が誰であるかなどに影響するかどうかを心配することが多く、関係のない言葉を発したり、事実を直視しようとしなかったりして、問題が効果的に対処されない結果になります。したがって、毎週の会議は率直でなければなりません、つまり、本当の理由は何なのか？実際のところはどうなのでしょうか?秘密にしたり、特定の人物について言及することを恥ずかしがったりしないでください。

2 番目の要件は簡潔さです。直接の責任者は、あなたの部署の業務について報告し、3～5 分以内、長くても 5 分以内にわかりやすく説明する必要があります。問題の根本的な原因、解決策、必要な支援は明確かつ簡潔である必要があります。

3 番目の要件は非常に具体的であることです。各イベントの具体的な時間、場所、数量、人物、影響は明確に、かつ具体的に記載する必要があります。

最後の要件は明確さです。たとえば、この仕事にはどの部門またはどの人の助けが必要でしょうか?相手側がそれを完了するのにどれくらい時間がかかりますか?具体的な要件は何ですか?それは、資金を増やしたり、人員を追加したり、その他の特定の要件を満たすことです。この作業レポートでは、表現が明確でないという問題によく遭遇します。抽象的、漠然とした、不明瞭な。

...つづく